Combinar correspondencia !!!! (parte 1)

Posiblemente  sepas realizar la combinación de correspondencia, es una técnica en especial muy importante, en resumidas cuentas algo con lo cual podrás ahorrarte tiempo y muchas dificultades.

Pues bien, no se trata nada del otro mundo, yo utilizo muy frecuentemente lo que a continuación te voy a explicar, consiste principalmente en una mezcla de los programas de Word y Excel, siendo el primero de estos el que nos proporcionara la estructura o el formato a utilizar y como segundo elemento Excel, el cual lo utilizaremos como almacenamiento para nuestros datos.

Tratare de explicarte como se realiza, espero no morir en el intento.  Lo primero que te pediré, es que te imagines frente a tu computadora, con una gran encomienda de tu jefe, él te presiona para que realices cartas dirigidas a los clientes, cuentas con poco tiempo para realizarlo y mucha tensión sobre tus hombros. ¿Qué harías???

La solución está en capturar una a una las cartas, capturando nombres, direcciones de cada uno los clientes, ¿esto resulta tedioso?, pues bien, la forma fácil está en vaciar los datos contenidos en una tabla de Excel en un formato de Word.

Actividad en Excel

Lo primero de lo primero es identificar si tenemos la información en una hoja de Excel o necesitamos capturarla, en el peor de los casos tenemos que capturarla, por lo cual creamos en una hoja de Excel la siguiente tabla.

Los títulos de cada columna tienen que situarse en la primer fila, es importante que sea asi, de lo contrario no funcionara combinar correspondencia, a continuación guardaremos este archivo de Excel con el nombre de “Datos”.

Sea que tengamos el archivo o necesitemos crearlo, el siguiente paso es diseñar nuestro formato en Word.

Actividad en word

Para lo cual abrimos una hoja en blanco y diseñamos un formato similar a este.

Los recuadros de color naranja indican donde pretendemos insertar la información del archivo de Excel.

Lo que procede es comenzar con la combinación de correspondencia. Debemos de ir a la cinta de “Correspondencia” y dentro de ella seleccionar “Iniciar combinación de correspondencia”, nos desplegara una lista como la siguiente, donde daremos click sobre “Documento normal de Word”

Como siguiente paso es seleccionar donde se encuentran nuestros datos, para lo cual debemos dar click en “Seleccionar destinatarios” y tenemos tres opciones, las mas usuales para mi son “Escribir nueva lista” (para crear un archivo ligado a Word) o la opción de “Usar lista existente” que es la que utilizaremos para este ejemplo.

Al presionar click sobre esta opción, nos debe de aparecer la siguiente ventana, donde seleccionamos el archivo de nombre Datos (que es nuestro libro de Excel que previamente hemos creado).

En la ventana que nos aparece posteriormente tendremos que seleccionar la hoja donde tenemos los datos, para mi ejemplo es la Hoja1

Y listo, tenemos vinculadas el formato en Word y los datos en la hoja de Excel, ahora procederemos a insertar los campos combinados, esto es simplemente, indicar a Word donde insertaremos la información que utilizaremos de Excel.

Para lo cual tendremos que ir a “insertar campo combinado”, y nos debe desplegar los encabezados de nuestros datos almacenados en nuestra hoja de Excel, para este caso son Nombre y Direccion.

quedando nuestro documento en Word de la siguiente manera.

si puedes notar, inserto los campos de nombre y dirección y los indica encerrándolos entre estos símbolos <<__>>, pero no visualiza la información solamente el campo, si lo que queremos es ver la información tendremos que presionar 

y nos queda de la siguiente manera.